Как работать из дома: организация места, распорядка и времени

Работа из дома может быть настоящим вызовом: домашние отвлекают, кровать манит, а холодильник зовет каждую минуту. Но с правильным подходом можно превратить свой день в продуктивный и организованный. Вот несколько советов, которые помогут вам добиться этого.

1. Создайте рабочее место

Работа из дома требует создания удобного и функционального рабочего пространства. Создайте специальное место для работы, где вас не будут отвлекать, чтобы оно способствовало продуктивности и комфорту:

1.1. Выберите подходящее место

• Отдельная зона: если есть возможность, выделите отдельное помещение или уголок для работы. Это поможет разграничить рабочее и личное пространство.
• Избегайте мест с высоким "трафиком": постарайтесь выбрать место, где вас не будут постоянно отвлекать домашние или шум улицы.
• Окно: расположите рабочее место так, чтобы использовать естественное освещение, но избегайте прямых солнечных лучей, которые могут создавать блики на экране вашего устройства.

1.2. Оборудуйте рабочее место

Инвестируйте в удобную мебель. Важно, чтобы она имела достаточно места для всех ваших необходимых аксессуаров, и была комфортной для длительного нахождения в статичном положении, а также сохраняла правильное положение спины и шеи. Как правило большинству нужны:

• Стол: должен быть достаточно просторным для компьютера, документов и других необходимых предметов. Если у вас нет отдельного кабинета, выберите компактный, но функциональный стол, который можно легко вписать в интерьер вашей комнаты. Также рассмотрите вариант регулируемых по высоте столов для работы стоя, иногда смена положения помогает снизить нагрузку и утомляемость. 
• Стул: выбирайте эргономичный стул с регулировками по высоте и наклону. Это поможет предотвратить проблемы со спиной и шеей.
• Другие аксессуары: здесь выбор невероятно огромен и скорее всего вы и так знаете лучше нас, что вам нужно, и вероятно в советах не нуждаетесь. А если нет, то в пункте 1.4 мы подготовили для вас немного рекомендаций.

1.3. Организуйте освещение

Обеспечьте достаточное освещение для всего рабочего пространства, чтобы не напрягать глаза. Используйте настольную лампу с регулируемым светом. Это поможет сосредоточиться на деталях и уменьшит нагрузку на глаза.

Ещё важно разместить экран компьютера так, чтобы избежать бликов от источников света.

1.4. Обеспечьте удобство и функциональность пространства

• Хранение: организуйте системы хранения для документов, канцелярии и других нужных вещей. Полки, ящики или органайзеры помогут поддерживать порядок.
• Кабели: используйте органайзеры для кабелей, чтобы они не путались и не мешали работе. Иногда спрятанные провода также могут уберечь вас от преждевременного обновления монитора.
• Аксессуары: если ваш монитор нельзя отрегулировать по высоте, то рекомендуем подберать подставку, для улучшения эргономики и удобства просмотра, а также снижения нагрузки с шеи.

1.5. Создайте комфортную атмосферу

• Температура: обеспечьте комфортную температуру в рабочем пространстве. Если зимой холодно, используйте обогреватель, летом – вентилятор.
• Делайте разминку: при выполнении длительных задач периодически меняйте позу, делайте разминку, чтобы избежать усталости.
• Декор: добавьте элементы, которые делают рабочее пространство более уютным и личным. Это могут быть растения, фотографии, постеры или небольшие декоративные предметы.
• Цветовая палитра: используйте цвета, которые способствуют концентрации и позитивному настроению. Нейтральные и спокойные оттенки часто помогают создать расслабляющую атмосферу.
• Ароматы: ароматерапия не только может повысить продуктивность, но и создаст уют. Используйте ароматические свечи или диффузоры с маслами, которые вам нравятся.

1.6. Поддерживайте порядок

Старайтесь ежедневно убираться на своём домашнем рабочем месте, например можно взять за привычку делать это каждый вечер, чтобы на утро всё было в порядке и готово к работе. Также храните все важные документы и принадлежности в специально отведенных местах, чтобы не тратить время на их поиск и случайно не потерять.

1.7. Установите границы

Важно поставить границы не только для других, но и для себя. Установите чёткие границы рабочего времени, чтобы избежать переработок и поддерживать баланс между работой и личной жизнью. По возможности, не используйте рабочее место для отдыха или других личных дел. Но подробнее о планировании распорядка мы расскажем в следующей главе.

2. Составьте план на день

Составление плана на день помогает организовать задачи, эффективно управлять временем и достигать поставленных целей. Надеемся, что следуя нашему гиду вы сможете распланировать день и победить прокрастинацию:

2.1. Создайте список задач и расставьте приоритеты

Если вы знаете что нужно выполнить в течение дня, то просто перенесите идеи на бумагу или в таск-менджер, в ином случае начните с мозгового штурма.

Плана без корректировок не бывает. Вы можете подведести итоги конце дня: что удалось выполнить, а что нет. Это поможет вам лучше планировать следующий день. А начинать день с беглого просмотра плана, чтобы понять нет ли здесь чего-то упущенного или даже лишнего. 

После надо расставить приоритеты, начните с определения самых важных задач. Это те самые задачи, которые обязательно нужно выполнить как можно скорее. Например вы можете попробовать разделить задачи используя методику Эйзенхауэра:

1. Срочные и важные: эти задачи должны быть выполнены в первую очередь.
2. Срочные, но не важные: в идеале эти задачи делегировать.
3. Важные, но не срочные: поставьте их в график и работайте над ними после срочных задач.
4. Не срочные и не важные: избегайте или минимизируйте время на них.

2.2. Определите временные рамки

Приблизительно оцените, сколько времени потребуется на каждую задачу и задайте дедлайны. Установите конкретные сроки для выполнения задач, чтобы избежать откладывания на потом. Начните с самых сложных и важных задач, пока у вас есть энергия и концентрация. Спланируйте небольшие перерывы между задачами для отдыха и восстановления сил.

Возможно вы знакомы с методом "Помидор", или Pomodoro, работакет это так: 25 минут работы, 5 минут отдыха. Некоторые утверждают, что благодаря этой системе им удаётся эффективнее управлять временем и поддерживать концентрацию.

2.3. Используйте инструменты для планирования

Ежедневник, блокнот или таск-менджер решать только вам, у каждого из этих способов ведения задач есть свои преимущетсва и недостатки. Ведение дел на бумаге иногда мотивирует людей больше выполнять задачи и придерживаться плана. Но если мы говорим про работу в команде, то здесь было бы неплохо использовать общее пространство в какой-нибудь из популярных программ, например: Notion, Яндекс Трекер, Shtab, Trello или Wrike, на самом деле существует огромное множество вариантов на любой вкус и карман.

2.4. Соблюдайте баланс между работой и личной жизнью

Баланс между работой и личной жизнью способствует общему благополучию, повышению качества жизни и устойчивой продуктивности, многие из нас это и так знают, но часто пренебрегают разделением этих сфер. Но мы хотим напомнить для чего необходимо поддержание баланса между работой и личной жизнью:

1. Сохранения ментального здоровья: переутомление и стресс могут привести к физическим и психическим проблемам и эмоциональному выгоранию.
2. Повышения продуктивности: отдых и время для себя помогают восстановить силы и повысить эффективность в работе.
3. Улучшения отношений с близкими: баланс позволяет уделять время семье и друзьям, ведь это действительно то, что важно в жизни.
4. Удовлетворенность жизнью: гармоничное распределение времени между делами и личной жизнью делает жизнь более полноценной и счастливой.

3. Придерживайтесь распорядка

Придерживание распорядка помогает структурировать день, создавая четкие границы между разными видами деятельности. Установленный график позволяет начать утро с определенного набора действий, это помогает быстрее включиться в работу и поддерживать высокий уровень продуктивности. Выстроенный режим снижает уровень стресса, поскольку четко расписанные задачи и время для их выполнения устраняют неопределенность и хаос. В результате, даже в напряженные периоды, вы можете справляться с задачами более эффективно, зная, что у вас есть план и вы его придерживаетесь.

Кроме того, регулярный распорядок способствует лучшему балансу между работой и личной жизнью. Когда вы четко знаете, когда заканчивается рабочий день и начинается личное время, становится легче отключиться от рабочих дел и полностью посвятить себя отдыху или общению с близкими. Это помогает избежать профессионального выгорания и сохранять энергию для долгосрочных целей. Таким образом, распорядок дня не только улучшает производительность, но и способствует общему благополучию и качеству жизни.

4. Управляйте временем

Правильное управление временем – залог продуктивности. Это искусство распределения вашего главного ресурса между задачами, чтобы максимально эффективно достигать поставленных целей. Оно позволяет избежать стрессов и перегрузок, которые часто возникают из-за недостатка времени. При грамотно выстроенном тайм-менеджменте вы можем лучше сфокусироваться на важных задачах, не отвлекаясь на второстепенные мелочи. Это особенно важно в современном мире, где постоянный поток информации и множество отвлекающих факторов могут легко выбить из колеи. 

Человечеству известно несколько популярных способов как лучше распорядиться своим временем:

• Планируйте заранее: как и говорилось выше – составьте список задач и установите приоритеты. Это помогает сосредоточиться на самых важных делах.
• Используйте таймеры: в конце главы 2.2 мы уже говорили про метод Pomodoro (25 минут работы, 5 минут отдыха), который помогает поддерживать концентрацию и не переутомляться. Но в мире есть и другие техники для управления временем, например 45/15(минут работы/отдыха) или 90/20. Здесь каждый выберет то, что ему больше по душе.
• Разделяйте задачи: делите крупные проекты на более мелкие, управляемые задачи, чтобы избежать ощущения перегруженности.
• Избегайте многозадачности: сосредоточьтесь на одной задаче за раз. Многозадачность может снижать качество работы и увеличивать время на выполнение.
• Делегируйте: не бойтесь передавать задачи, которые можно выполнить без вашего непосредственного участия, особенно если они не особо важные.

5. Поддерживайте здоровье

Работая из дома, важно не забывать о своем здоровье, как физическом, так и психическом. Постоянное сидение за компьютером может негативно сказаться на вашем организме, поэтому регулярные перерывы для разминки необходимы:

• Элементы фитнеса: каждые 30-60 минут делайте небольшие упражнения, растяжку, прогулку по комнате или легкую зарядку. Это улучшает кровообращение и снимает напряжение с мышц.
• Мы то, что мы едим: избегайте перекусов вредными продуктами и старайтесь есть здоровую пищу.
• Гидратация важна – это как пить дать: держите под рукой бутылку или стакан с водой и пейте регулярно. Чай и кофе не в счёт.

Не забывайте о ментальном здоровье. Четкое разграничение рабочего и личного времени помогает предотвратить стресс и выгорание. Установите границы с домашними, чтобы вас не отвлекали во время работы. Практикуйте техники релаксации, такие как медитация или дыхательные упражнения, чтобы снять напряжение и восстановить силы. Поддерживайте социальные контакты, даже если это только виртуальные встречи с друзьями или коллегами.

Кажется пора это заканчивать...

Мы не только про статью, но и про ваш рабочий день. Завершение рабочего дня должно быть четким и ритуальным, чтобы помочь вам переключиться с рабочего режима на личное время. Важно установить конкретное время окончания работы и придерживаться его. Завершите рабочий день, подведя итоги: посмотрите, что удалось выполнить, и спланируйте задачи на следующий день. Это поможет вам чувствовать удовлетворение от проделанной работы и снизит уровень стресса. подытожим:

1. Отключите все рабочие устройства и программы: чтобы не возвращаться к ним до следующего рабочего дня.
2. Создайте небольшой ритуал перехода: например, прогулку на свежем воздухе, чтение книги или приготовление ужина. Это поможет вам психологически завершить рабочий день и настроиться на отдых.
3. Проведите время с близкими: или займитесь хобби вместе – это способствует восстановлению и поддержанию здорового баланса между работой и личной жизнью.

Надеемся, что следуя этим простым советам, вы сможете организовать свой рабочий день дома так, чтобы он был максимально продуктивным и приятным. Удачи в работе!